Założenie spółki w Polsce to proces, który wymaga przygotowania odpowiedniej dokumentacji. Niezależnie od tego, czy decydujesz się na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę akcyjną czy inną formę prawną, pewne dokumenty są niezbędne. W tym artykule przedstawimy listę najważniejszych dokumentów potrzebnych do założenia spółki w Polsce oraz wyjaśnimy ich znaczenie.
- Umowa spółki lub statut
Podstawowym dokumentem przy zakładaniu spółki jest umowa spółki (w przypadku sp. z o.o.) lub statut (w przypadku spółki akcyjnej). Dokument ten określa:
- Nazwę i siedzibę spółki
- Przedmiot działalności
- Wysokość kapitału zakładowego
- Liczbę i wartość nominalną udziałów/akcji
- Dane wspólników/akcjonariuszy
- Sposób reprezentacji spółki
Umowa spółki lub statut musi być sporządzony w formie aktu notarialnego. Dla niektórych form prawnych przewidziano możliwość zawiązania spółki w formie elektronicznej, poprzez portal S24.
- Oświadczenie o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego
Zarząd spółki musi złożyć oświadczenie o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego.
- Lista wspólników lub akcjonariuszy
Dokument ten zawiera dane osobowe wszystkich wspólników lub akcjonariuszy, wraz z liczbą i wartością posiadanych przez nich udziałów lub akcji.
- Oświadczenie o adresie spółki
Należy przedstawić dokument potwierdzający prawo do korzystania z lokalu, w którym będzie mieściła się siedziba spółki (np. umowa najmu, akt własności). Obowiązek w tym zakresie pojawia się najczęściej w toku rejestracji w urzędzie skarbowym do celów VAT.
- Uchwała o powołaniu członków zarządu
Dokument ten potwierdza wybór osób, które będą zarządzać spółką. W praktyce częstokroć pierwszy zarząd wskazywany jest treścią umowy spółki lub statutu.
- Oświadczenia członków zarządu
Każdy członek zarządu musi złożyć oświadczenie o wyrażeniu zgody na powołanie go do pełnienia funkcji w zarządzie spółki.
- Zgłoszenie do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Formularz KRS-W3 (dla sp. z o.o.) lub KRS-W4 (dla S.A.) wraz z wymaganymi załącznikami.
- NIP-8 – zgłoszenie identyfikacyjne/aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających
Formularz ten służy do rejestracji spółki jako podatnika.
- Zgłoszenie do ZUS
Jeśli spółka będzie zatrudniać pracowników, konieczne jest zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
- Zgłoszenie do CRBR.
Zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych ma na celu ujawnienie faktycznych właścicieli spółki, których grono niekoniecznie musi wynikać ze składu właścicielskiego np. zarejestrowanego w KRS, a to z racji różnego rodzaju umów cywilnoprawnych, które inaczej mogą kształtować układ wpływów na spółkę.
- Złożenie deklaracji PCC-3 i uiszczenie podatku od wkładów do spółki
Obowiązek ten występuje, kiedy umowa spółki nie została zawarta przed notariuszem, w związku z czym nie mógł on przy czynności notarialnej pobrać tego podatku.
- Inne dokumenty specyficzne dla danego rodzaju działalności
W zależności od branży, mogą być wymagane dodatkowe zezwolenia, licencje lub koncesje.
Proces rejestracji spółki
- Przygotowanie wszystkich wymaganych dokumentów
- Zawarcie umowy spółki lub uchwalenie statutu u notariusza, względnie zawarcie umowy spółki w formie elektronicznej w trybie S24
- Wniesienie wkładów na kapitał zakładowy
- Złożenie wniosku o rejestrację w KRS wraz z wymaganymi załącznikami
- Uzyskanie wpisu do KRS
- Rejestracja w urzędzie skarbowym, ZUS
Czas i koszty rejestracji
Proces rejestracji spółki w Polsce może trwać od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od sprawności działania sądów rejestrowych oraz trybu, w jakim przeprowadzany jest cały proces. Koszty obejmują opłaty notarialne, sądowe oraz ewentualne koszty pomocy prawnej.
Założenie spółki w Polsce wymaga starannego przygotowania dokumentacji i przejścia przez szereg formalności. Choć proces ten może wydawać się skomplikowany, przy odpowiednim przygotowaniu i wsparciu profesjonalistów można go sprawnie przeprowadzić.
Pamiętaj, że dokładna lista wymaganych dokumentów może się różnić w zależności od typu spółki i specyfiki działalności. Dlatego zawsze warto skonsultować się z doświadczonym prawnikiem lub doradcą podatkowym, który pomoże przejść przez cały proces rejestracji i upewni się, że wszystkie formalności zostały prawidłowo dopełnione.
W biurze rachunkowym Dominus oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie zakładania i rejestracji spółek. Nasi eksperci pomogą Ci przygotować wszystkie niezbędne dokumenty, doradzą w kwestiach prawnych i podatkowych oraz przeprowadzą Cię przez cały proces rejestracji.
Dzięki naszemu doświadczeniu, założenie spółki stanie się prostsze i szybsze. Skontaktuj się z nami już dziś, aby rozpocząć swoją drogę do sukcesu w biznesie!
